Depuis l’intégration du Web dans les entreprises, la messagerie électronique s’est imposée comme l’outil de communication privilégié dans l’univers professionnel. Elle sert notamment à envoyer des documents, fixer des rendez-vous :  l’e-mail est un moyen de communication incontournable.
Pourtant, face au flot d’informations reçues quotidiennement, gérer sa boîte mail devient chronophage. Voici quelques astuces simples pour gérer efficacement votre boîte mail professionnelle.

Prenez du temps pour classer vos messages, cela vous fera gagner du temps

Regroupez vos e-mails dans des dossiers en fonction des projets en cours, des expéditeurs ou de leur nature. Autant de possibilités à personnaliser en fonction de votre activité et de votre organisation. Vous pouvez également créer des sous-dossiers, cela permet d’accélèrer le tri. Des règles automatiques envoient directement les mails d’un expéditeur dans le dossier spécifique sans avoir à faire le transfert soi-même. Cela permet un gain de temps. Enfin, amusez-vous avec les jeux de couleur pour un effet visuel rapide.




Gérer vos contacts

Entre les collègues, les clients et les fournisseurs, au fil des échanges, votre messagerie se constitue une base de données de contacts professionnels. Votre boîte mail garde une trace de leurs adresses mais il reste préférable de conserver une forme complète de ces contacts. Prenez le temps de remplir leur nom, prénom et, idéalement, leur numéro de téléphone et autres informations utiles (fonction, adresse postale…). Ce n’est qu’ainsi que votre boite e-mail deviendra un véritable carnet d’adresses.
Généralement, les messageries permettent aussi de créer des listes de contacts. Ce regroupement de différents interlocuteurs au sein d’un même groupe peut se révéler utile, pour écrire à vos collaborateurs sans oublier l’un d’entre eux.

Faites preuve de précaution

L’utilisation de messages électroniques a révolutionné la communication. Elle a aussi imposé de nouveaux codes.  Utilisez le champ « destinataire en copie » (Cc), ce champ est réservé à ceux qui reçoivent le message pour information. Le champ Cci permet de cacher les autres destinataires. Attention au clic trop rapide sur « envoyer », relisez votre mail avant d’envoyez.

Gérez l’urgence

Trop d’information tue l’information. Résultat : sous une avalanche d’e-mails, il vous arrive de laissez traîner ce qui aurait mérité un traitement immédiat. Pourtant quelques réflexes simples permettent de hiérarchiser ses e-mails en fonction de leur urgence.
Tous les types de messageries proposent de signaler certains e-mails jugés importants. Avec un drapeau, une étoile ou un autre symbole, vous mettez en évidence les messages qui le méritent pour ne pas les oublier. Il est aussi bien évidemment possible de créer un dossier « Urgent » dans lequel transitent vos e-mails jusqu’à ce qu’ils soient traités. Pour plus d’efficacité, vous pouvez aussi créer un autre dossier destiné à accueillir les e-mails importants mais moins urgents. Il sera ainsi plus aisé de les reprendre lors d’un moment d’accalmie. Vous pouvez adapter ce schéma à votre organisation, en créant des dossiers « A relancer » ou « A traiter dans la semaine ».

Evitez l’encombrement

Au quotidien, les échanges d’e-mails sont incessants. Cette masse de données encombre votre boîte et peut conduire à la ralentir. Aussitôt reçus, de nombreux messages inutiles peuvent être supprimés. En plus de cette bonne habitude, vous ne devez pas non plus oublier de vider régulièrement votre corbeille tout comme votre dossier de spams. Les messages envoyés, eux, méritent probablement davantage de prudence dans leur suppression. Lors de ces nettoyages, prenez garde à ne pas perdre de pièces jointes utiles. Téléchargez sur votre disque dur celles qui le méritent.

Bannissez les spams

Les spams par leur nombre peuvent perturber le suivi régulier de votre boîte mail et noie les informations importantes. Pour lutter contre ce fléau, prenez le temps de signaler les e-mails indésirables. Inversement, il vous faut aussi vérifier que les messages arrivés en spam ne sont pas importants : si c’est le cas, signalez leur expéditeur comme fiable. Enfin, bien en amont, votre adresse e-mail ne doit pas être facilement trouvée sur Internet. Si vous la laissez bien visible sur un forum, même professionnel, un robot ne manquera pas de la débusquer pour ensuite vous assommer de spam.

Ne lisez pas tout

En général, les objets des e-mails suffisent à en connaître la teneur. Un volet de prévisualisation vous donne parfois un aperçu plus large. N’hésitez donc pas à opérer une rapide sélection de ces messages sans intérêt, à les cocher sans les ouvrir et à les « marquer comme lu ». Cette opération est facilitée par la mise en place de règles ou de filtres automatiques : si vous êtes abonné à des newsletters destinées à vous constituer un fonds documentaire, votre boîte peut automatiquement les diriger vers le dossier qui leur est consacré et les marquer automatiquement comme lus.


Cloisonnez vos mails professionnels et vos mails personnels

Il est tentant d’utiliser sa messagerie professionnelle pour envoyer et recevoir des messages privés. Ce mélange des genres peut perturber votre efficacité au travail et peut exposer votre vie privée à vos collègues.
Pour éviter cela, utilisez deux comptes séparés ou créez un dossier « Personnel » dans votre boîte mail professionnelle.

Rédigez plus vite

Il vous arrive certainement d’envoyer à différents interlocuteurs ou à échéances répétées certains messages plus ou moins semblables. Pour gagner du temps, il vous est possible de vous préparer des e-mails types que vous n’avez plus qu’à personnaliser avant chaque envoi. N’hésitez pas à insérer automatiquement votre signature dans vos messages. Vous pouvez également créer plusieurs types de signatures, par exemple l’une pour l’externe et l’autre pour l’interne. Le « Cordialement » peut être est lui aussi intégré aux messages.

Utiliser le calendrier et les tâches

Toutes les boîtes e-mails disposent d’une fonction agenda. Elle permet d’organiser votre temps et de fixer des rendez-vous que votre messagerie se charge de vous rappeler. Si votre smartphone est connecté au système de messagerie, vous aurez directement accès à votre emploi du temps, même en déplacement.

Retrouvez facilement un e-mail

Si vous avez des difficultés à retrouver un e-mail, les messageries proposent des outils de recherche ou de recherche avancée.

Attention aux formats

L’e-mail que vous envoyez ne ressemble pas forcément à l’e-mail que lira le destinataire. C’est une question de format de fichier, de type de messagerie et de compatibilité. Il est préférable d’insérer ses données particulières (images, tableaux…) en pièces jointes afin de vous assurer de leur arrivée en bonne et due forme. Attention des pièces jointes trop volumineuses peuvent empêcher un message d’atteindre son destinataire.

Source : Journal du Management

Illustration : boîte mail d’un CO-PILOTES

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